Software di Gestione Documenti per Produttori di Mobili
Gestisci, condividi e archivia in sicurezza tutti i tuoi documenti in digitale — dai moduli d'ordine ai disegni tecnici, dai contratti ai certificati di qualità.
Perché la Gestione Documenti Diventa un Problema nel Settore Mobili?
Nella produzione di mobili, ogni ordine genera decine di documenti — disegno tecnico, campionario tessuti, contratto, DDT, report qualità. Se non riesci a gestirli, il caos è inevitabile. Ecco i problemi quotidiani:
File e Cartelle Sparsi
Disegni tecnici sul computer del designer, moduli d'ordine sulla scrivania delle vendite, contratti nell'armadio della contabilità. Non sai nemmeno a chi chiedere per trovare un documento. Lo stesso file ha 5 versioni diverse e non si capisce quale sia attuale.
Difficoltà di Ricerca e Accesso ai Documenti
Un cliente chiama chiedendo il disegno tecnico di un ordine di 3 mesi fa. Quale cartella, quale computer, quale e-mail? I nomi dei file sono incoerenti, la struttura delle cartelle è a discrezione di ognuno. Trovare un documento a volte richiede ore, a volte non si trova affatto.
Confusione di Versioni
Il modello di divano è stato revisionato, è stato inviato un nuovo disegno tecnico, ma la produzione ha continuato con la vecchia versione. Il preventivo revisionato è stato aggiornato ma al cliente è andato quello vecchio. Quale documento è attuale, quale modifica è stata fatta, chi l'ha approvata — impossibile da tracciare.
Mancanza di Sicurezza e Autorizzazioni
Tutti possono accedere a ogni documento — listini, tabelle costi, contratti clienti. Chi può vedere quale documento, chi può modificarlo? Non c'è definizione di autorizzazioni, i documenti riservati stanno in cartelle condivise. Quando un dipendente se ne va, non si sa nemmeno a quali documenti aveva accesso.
Dipendenza dalla Carta e Archivi Fisici
I moduli d'ordine si stampano, i DDT si archiviano, i report qualità si raccolgono in raccoglitori. La stanza archivio fisica si riempie, trovare vecchi documenti è come uno scavo. C'è sempre il rischio di incendio, allagamento o smarrimento — e un backup digitale spesso manca.
Scollegamento Documento–Processo
C'è un modulo d'ordine, ma a quale ordine di produzione è collegato? C'è un disegno tecnico, ma a quale ordine di quale cliente appartiene? I documenti vivono scollegati dai processi. Riunire tutti i documenti relativi a un ordine è un'impresa a sé.
Come Diventa Più Facile la Gestione Documenti con UR-GE ERP?
Tutti i tuoi documenti sono gestiti in sicurezza in formato digitale, integrati con i processi ERP.
Repository Documentale Digitale Centrale
Tutti i tuoi documenti sono conservati in un unico repository digitale. Disegni tecnici, moduli d'ordine, contratti, report qualità — tutti in un ambiente cloud sicuro. Accesso da ovunque, da qualsiasi dispositivo. La necessità di un archivio fisico scompare e il rischio di perdita documenti si azzera.
- Archiviazione documenti sicura su cloud
- Supporto formati file illimitato (PDF, DWG, JPG, XLSX)
- Accesso ai documenti da mobile
- Backup automatico e disaster recovery
Collegamento Documenti per Processo
Ogni documento è automaticamente associato all'ordine, cliente, prodotto o ordine di produzione pertinente. Quando apri un ordine, tutti i documenti — preventivo, contratto, disegno tecnico, DDT, fattura — sono davanti a te. Invece di cercare documenti, clicca sul processo e tutti i documenti correlati appaiono all'istante.
- Abbinamento automatico ordine–documento
- Archiviazione documenti per cliente
- Collegamento documenti a prodotti e ordini di produzione
- Vista a rete dei documenti correlati
Controllo Versioni e Tracciamento Modifiche
Quando un documento viene aggiornato, la vecchia versione è conservata e la nuova è numerata automaticamente. Chi ha cambiato cosa e quando — tutto registrato nella cronologia. Tornare a una vecchia versione è a un clic di distanza. La produzione lavora sempre con il disegno tecnico più aggiornato.
- Numerazione automatica delle versioni
- Cronologia modifiche e confronto
- Ripristino di una vecchia versione con un clic
- Notifiche di aggiornamento
Autorizzazioni e Controllo Accessi
Per ogni cartella e file documentale si definiscono autorizzazioni dettagliate. Chi può visualizzare, chi può modificare, chi può scaricare — controllo accessi basato sui ruoli. I documenti riservati (listini, tabelle costi, contratti) sono accessibili solo alle persone autorizzate. Tutti gli accessi sono registrati.
- Controllo accessi basato sui ruoli
- Autorizzazioni a livello di documento
- Log di accesso e download
- Definizione del livello di riservatezza
Ricerca Intelligente ed Etichettatura
Cerca all'istante per nome file, contenuto, etichetta, data o record correlato. Aggiungi etichette ai documenti — "disegno tecnico divano", "contratto 2024", "campionario tessuti". Anche i documenti scansionati sono ricercabili all'interno grazie all'OCR. Raggiungi il documento che cerchi in pochi secondi.
- Ricerca full-text (con OCR)
- Filtri per etichetta e categoria
- Ricerca per data, tipo e dimensione
- Documenti recenti e preferiti
Flusso di Approvazione Documenti e Firma Digitale
Approvazione del disegno tecnico, firma del contratto, approvazione del preventivo — tutto avviene in digitale. Definisci flussi di approvazione e lascia che le notifiche automatiche raggiungano le persone interessate. Firma i documenti in modo legalmente valido con la firma digitale. La cronologia delle approvazioni è conservata come audit trail completo.
- Flusso di approvazione documenti multilivello
- Integrazione firma digitale
- Promemoria di approvazione automatici
- Cronologia approvazioni e audit trail
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