Mobilya Üreticileri İçin Belge Yönetimi Yazılımı
Sipariş formlarından teknik çizimlere, sözleşmelerden kalite belgelerine kadar tüm dokümanlarınızı dijital ortamda yönetin, paylaşın ve güvenle arşivleyin.
Mobilya Sektöründe Belge Yönetimi Neden Sorun Oluyor?
Mobilya üretiminde her sipariş onlarca belge üretir — teknik çizim, kumaş kartela, sözleşme, irsaliye, kalite raporu. Bu belgeleri yönetemezseniz kaos kaçınılmaz olur. İşte her gün yaşadığınız sorunlar:
Dağınık Dosya ve Klasörler
Teknik çizimler tasarımcının bilgisayarında, sipariş formları satış ekibinin masasında, sözleşmeler muhasebenin dolabında. Bir belgeyi bulmak için kimi arayacağınızı bile bilmiyorsunuz. Aynı dosyanın 5 farklı versiyonu var, hangisi güncel belirsiz.
Belge Arama ve Erişim Zorluğu
Müşteri arıyor, 3 ay önceki siparişin teknik çizimini istiyor. Hangi klasörde, hangi bilgisayarda, hangi e-postada? Dosya adları tutarsız, klasör yapısı herkesin kafasına göre. Bir belgeyi bulmak bazen saatlerce sürüyor, bazen hiç bulunamıyor.
Versiyon Karmaşası
Koltuk modeli revize edildi, yeni teknik çizim gönderildi ama üretim eski versiyonla çalışmaya devam etti. Revize fiyat teklifi güncellendi ama müşteriye eski teklif gitti. Hangi belge güncel, hangi değişiklik yapıldı, kim onayladı — takip etmek imkânsız.
Güvenlik ve Yetki Eksikliği
Herkes her belgeye erişebiliyor — fiyat listeleri, maliyet tabloları, müşteri sözleşmeleri. Kim hangi belgeyi görebilir, kim düzenleyebilir? Yetki tanımı yok, gizli belgeler paylaşılan klasörlerde duruyor. Bir çalışan ayrıldığında hangi belgelere eriştiği bile bilinmiyor.
Kağıt Bağımlılığı ve Fiziksel Arşiv
Sipariş formları basılıyor, irsaliyeler dosyalanıyor, kalite raporları klasörleniyor. Fiziksel arşiv odası doluyor, eski belgeleri bulmak kazı yapmak gibi. Yangın, su baskını veya kaybolma riski her zaman var — dijital yedek çoğu zaman yok.
Belge-Süreç Bağlantısızlığı
Sipariş formu var ama hangi üretim emriyle bağlantılı? Teknik çizim var ama hangi müşterinin hangi siparişine ait? Belgeler süreçlerden kopuk yaşıyor. Bir siparişle ilgili tüm belgeleri bir araya getirmek başlı başına bir iş.
UR-GE ERP ile Belge Yönetimi Nasıl Kolaylaşır?
Tüm belgeleriniz ERP süreçleriyle entegre, dijital ortamda güvenle yönetilir.
Merkezi Dijital Belge Deposu
Tüm belgeleriniz tek bir dijital depoda saklanır. Teknik çizimler, sipariş formları, sözleşmeler, kalite raporları — hepsi bulut tabanlı güvenli ortamda. Her yerden, her cihazdan erişim. Fiziksel arşiv gereksinimi ortadan kalkar, belge kaybolma riski sıfırlanır.
- Bulut tabanlı güvenli belge depolama
- Sınırsız dosya formatı desteği (PDF, DWG, JPG, XLSX)
- Mobil cihazdan belge erişimi
- Otomatik yedekleme ve felaket kurtarma
Süreç Bazlı Belge Bağlantısı
Her belge ilgili sipariş, müşteri, ürün veya üretim emriyle otomatik ilişkilendirilir. Bir siparişi açtığınızda tüm belgeler — teklif, sözleşme, teknik çizim, irsaliye, fatura — karşınızda. Belge aramak yerine sürece tıklayın, ilgili tüm dokümanlar anında görünsün.
- Sipariş-belge otomatik eşleştirme
- Müşteri bazlı belge dosyalama
- Ürün ve üretim emrine belge bağlama
- İlişkili belge ağı görünümü
Versiyon Kontrolü ve Değişiklik Takibi
Bir belge güncellendiğinde eski versiyon korunur, yeni versiyon otomatik numaralanır. Kim, ne zaman, ne değiştirdi — tam geçmiş kayıt altında. Eski versiyona geri dönmek tek tıkla mümkün. Üretim her zaman en güncel teknik çizimle çalışır.
- Otomatik versiyon numaralama
- Değişiklik geçmişi ve karşılaştırma
- Tek tıkla eski versiyona geri dönüş
- Güncelleme bildirimleri
Yetkilendirme ve Erişim Kontrolü
Her belge klasörü ve dosyası için detaylı yetki tanımları yapılır. Kim görebilir, kim düzenleyebilir, kim indirebilir — rol bazlı erişim kontrolü. Gizli belgeler (fiyat listeleri, maliyet tabloları, sözleşmeler) sadece yetkili kişilere açıktır. Tüm erişimler loglanır.
- Rol bazlı erişim kontrolü
- Belge bazlı yetkilendirme
- Erişim ve indirme logları
- Gizlilik seviyesi tanımlama
Akıllı Arama ve Etiketleme
Dosya adı, içerik, etiket, tarih veya ilişkili kayıt üzerinden anında arama yapın. Belgelere etiket ekleyin — "koltuk teknik çizim", "2024 sözleşme", "kumaş kartela". OCR ile taranan belgelerin içinde bile metin araması yapılabilir. Aradığınız belgeye saniyeler içinde ulaşın.
- Tam metin arama (OCR destekli)
- Etiket ve kategori bazlı filtreleme
- Tarih, tür ve boyut bazlı arama
- Son kullanılan belgeler ve favoriler
Belge Onay Akışı ve Dijital İmza
Teknik çizim onayı, sözleşme imzası, fiyat teklifi onayı — tümü dijital ortamda gerçekleşir. Belge onay akışları tanımlayın, ilgili kişilere otomatik bildirim gönderilsin. Dijital imza ile belgeleri yasal geçerli şekilde imzalayın. Onay geçmişi tam denetim izi olarak saklanır.
- Çok aşamalı belge onay akışı
- Dijital imza entegrasyonu
- Otomatik onay hatırlatmaları
- Onay geçmişi ve denetim izi
Bu modülü destekleyen diğer ERP modüllerini inceleyin, kurulum hizmetlerimizi keşfedin veya ücretsiz demo talep edin.